職場人如何巧打時(shí)間算盤？
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| 發(fā)表時(shí)間：2005/9/21 瀏覽 6638 次 |
職場精英似乎有“超能力”，永遠(yuǎn)走在時(shí)間的前面。原來，他們擁有時(shí)間管理的秘訣。出色的時(shí)間管理技巧，不僅提高你的工作效率，也會讓你受到老板的格外器重。
職場人巧打時(shí)間算盤
有人把上海比喻為是精英云集的“高壓所”，高速的經(jīng)濟(jì)發(fā)展使得身處在這個城市的職場人不由自主地感受到了很大的壓力。
“忙、忙、忙……”似乎每一個職場人在被問及最近的工作怎么樣的時(shí)候，都會情不自禁地說出這樣一句話。然而急匆匆的忙碌和無盡的加班加點(diǎn)，似乎并沒有幫助他們贏得老板的歡心。
“超能力”的秘訣
“我每天都很忙，經(jīng)常是案頭上的工作沒有處理好，又有新的工作任務(wù)接踵而至，最糟糕的是忙中永遠(yuǎn)要出錯，還要花費(fèi)不少時(shí)間處理前面工作的遺漏�！痹谝患彝馄蠊ぷ鞯暮钗�，兢兢業(yè)業(yè)地工作，卻很少讓自己的老板滿意。
然而讓侯文不解的是，同事小章似乎擁有異于常人的超能力，他總能在下班前完成紛雜的工作任務(wù)，永遠(yuǎn)也不會忘記自己要辦的事情，即使接到臨時(shí)布置的任務(wù)，小章也總能在短時(shí)間內(nèi)把緊急事項(xiàng)迅速搞定。
小章真的是具有“超能力”嗎？略帶靦腆的小章對同事的疑問搖搖頭，“如果說，我真的有‘超能力’的話，那就是曾經(jīng)參加過的一次時(shí)間管理的培訓(xùn)，改變了我的行為準(zhǔn)則，讓我學(xué)會了如何最有效率地利用自己的時(shí)間，在盡可能短的時(shí)間里面完成盡量多的工作任務(wù)�！�
筆記本里的時(shí)間管理學(xué)
時(shí)間管理有這么大的魅力嗎？小章告訴記者，很多人都有將一天的工作安排列清單的習(xí)慣，但是他的做法卻有些與眾不同。“許多人只習(xí)慣列出一天的工作安排，但是我通常都會在周五下班之前，把下一周需要安排的工作內(nèi)容先做出一個簡單的規(guī)劃。這樣很容易對較長時(shí)間內(nèi)的工作安排有一個直觀的認(rèn)識，可以在大致上確定工作的節(jié)奏�！�
當(dāng)然了，工作天天有，“每周一的工作例會上，老板通常會布置一些新的任務(wù)，或是對工作安排做出一些調(diào)整，我都會隨時(shí)地記到自己筆記本上去。”
把工作安排記錄在筆記本上，對于許多辦公室一族來說并不算什么新鮮事。但是小章卻在這一點(diǎn)上頗費(fèi)心思，“我們公司的上班時(shí)間是九點(diǎn)，而我通常會提前一刻鐘到辦公室。我用這段時(shí)間重新梳理一下自己的工作日記。”
和別人的工作任務(wù)清單不一樣，小章習(xí)慣在工作列表中使用彩色的水筆做出標(biāo)記，用紅色表示重要的事情，用黃色表示緊急的事情，綠色則用來表示需要完成的事情�！霸诠ぷ髦�，我慢慢地發(fā)現(xiàn)，會出現(xiàn)‘忙不完的’情況通常是用綠色標(biāo)記的這些事情�！�
小章是負(fù)責(zé)公司的廣告方案策劃的，“比如我做一項(xiàng)方案策劃，并不一定要在緊急的時(shí)間內(nèi)交出來，但是其中卻可能會涉及到多個環(huán)節(jié)。如果在工作安排中，只把這一項(xiàng)當(dāng)作‘要完成的事情’來做，就可能會影響到整體的工作節(jié)奏，到了deadline之前往往忙得焦頭爛額，錯誤百出�！币虼�，小章經(jīng)常會把一些復(fù)雜的工作事項(xiàng)拆分成幾個環(huán)節(jié)，把各個環(huán)節(jié)的安排加入到自己的整個工作周期中，把綠色事項(xiàng)逐層升級到黃色、綠色階段，對他提高工作效率起到了很大的幫助。
小章的工作日記還加入了一個“時(shí)間里程表”。除了每天需要完成的工作清單外，他還對完成工作的時(shí)間進(jìn)行了詳細(xì)的標(biāo)注�！拔也⒉皇呛唵蔚匕凑障挛缫稽c(diǎn)完成某某工作來標(biāo)注，我習(xí)慣把一項(xiàng)工作任務(wù)分成三份，到幾點(diǎn)完成工作的三分之一，到幾點(diǎn)完成工作的三分之二，以及什么時(shí)候完成最后的工作�！边@樣的細(xì)化，更利于小章進(jìn)行計(jì)劃與實(shí)際工作進(jìn)度的比照，從很大程度上避免了工作低效、拖拉的問題。
這些筆記本里看似平常的小細(xì)節(jié)，其實(shí)就是小章永遠(yuǎn)走在時(shí)間前面，獲取“超能力”的秘訣，善于時(shí)間管理是他在同事中脫穎而出的一件法寶。
讓你脫穎而出的第二象限
記得電視節(jié)目人洪晃在她所主持的一期“大人在說話”的節(jié)目時(shí)，談到自己在管理員工時(shí)，通常會給他們一個較短的任務(wù)限期，因?yàn)樗l(fā)現(xiàn)，“很多員工在一個星期完成的工作表現(xiàn)和三天之內(nèi)幾乎是沒有什么區(qū)別的。”
這和時(shí)間管理學(xué)中對工作任務(wù)的“四象限”劃分不謀而合。
在時(shí)間管理學(xué)中，把行動分成了四種類型：重要且緊急、重要但不緊急、緊急但不重要和不緊急也不重要�？梢酝ㄟ^數(shù)學(xué)里象限的方式表示出來。
重要且緊急一般都是指必須立刻或在近期內(nèi)要做好的工作。不少像洪晃一樣的經(jīng)理人發(fā)現(xiàn)，在這樣情況下，時(shí)間管理幾乎不會出現(xiàn)什么樣的問題，員工通常都能夠把自己的工作處理好。原因很簡單，因?yàn)檫@些工作任務(wù)的緊急和重要性，它們比其他每一件事都優(yōu)先。如 |
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